Durchgängiges Rechnungswesen statt fragmentierter Systeme

In 3 Schritten zu mehr Effizienz im Rechnungswesen

Tradition und Wachstum – alte Software gefährdet Erfolg

Bei Qualität und Passform macht die LOWA Sportschuhe GmbH keine Kompromisse – weder bei der Produktion ihrer Kollektion hochwertiger Berg- und Outdoorschuhe noch bei den Organisations- und Ablaufprozessen im Unternehmen selbst. Denn was 1923 als Familienbetrieb mit einer kleinen Produktion handgefertigter Haferlschuhe begann, ist heute längst ein Unternehmen mit Weltruf:

Internationale Reichweite

Seit 1993 gehört der Traditionsschuster zur italienischen Firmengruppe Technica und zählt im Bereich der Berg- und Outdoorschuhe zu den führenden Marken in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit rund 250 Mitarbeitern am Hauptsitz im bayerischen Jetzendorf – neben der Produktion sind hier auch die Forschungs- und Entwicklungsabteilung sowie die zentrale Verwaltung untergebracht – und weiteren Produktionsstätten in Italien, Kroatien, Tschechien, Bosnien-Herzegowina und der Slowakei, exportiert und vertreibt das Traditionsunternehmen seine Jahresproduktion von rund 2,8 Millionen Schuhe in 55 Länder weltweit.

Alte Software mit hohem Risiko

Die hohen Ansprüche an sich selbst und seine Leistungen versteht LOWA auch als Leitwert für die kaufmännischen Strukturen des Unternehmens. Doch Anfang 2014 war die reibungslose Abwicklung der betriebswirtschaftlichen Abläufe mit der Fortführung des bisherigen Programmsystems gefährdet: Der SW-Eigentümer ging in Ruhestand und das System wurde folglich nicht weiter aktualisiert. Daher entschied sich die Geschäftsführung für die Einführung einer „modernen, zeitgemäßen Software“, erläutert Wolfgang Riedmair, Leiter Rechnungswesen bei LOWA.

Anforderungen an eine Komplettlösung

„Wir suchten nach einem ganzheitlichen System, welches nicht nur unsere Unternehmensprozesse vollumfänglich abbildet, sondern auch die Anbindung an diverse Vorsysteme gewährleistet.“ Dazu zählte beispielsweise die Verarbeitung von ERP-Ausgangsrechnungen, die Abwicklung der Reisekosten oder der Bereich Lohn/Gehalt mit Schnittstelle zur Datev.

eGecko punktet mit Gesamtkonzept

Nach gründlicher Evaluierung verschiedener in Frage kommender Softwaresysteme entschied sich LOWA dann im Juli 2014 für eGecko. Und bereits ein halbes Jahr später – inklusive dreimonatiger Implementierungs- und zweimonatiger Schulungsphase – ging das System am 1. Januar 2015 in den Echtzeitbetrieb. Seitdem läuft die Software ohne Komplikationen.

So viele Mitarbeiter profitieren

Insgesamt arbeiten heute ca. 80 Anwender mit der bedienerfreundlichen eGecko-Plattform, davon 15 Komplettuser und fünf Systemuser. Dazu kommen 60 Anwender, die mithilfe des Systems sämtliche Rechnungen im Unternehmen prüfen oder freigeben.

Alle Anforderungen erfüllt

Im Einsatz befinden sich die eGecko-Module Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung. Durch die Funktionsvielfalt der integrierten Unternehmenssoftware sind für LOWA damit alle Anforderungen erfüllt: Dank der durchgängigen Modultechnik stehen relevante Daten in sämtlichen Anwendungen immer in Echtzeit aktualisiert zur Verfügung.

Benutzerfreundlichkeit überzeugt

Alle erdenklichen betriebswirtschaftlichen Prozesse sind ganzheitlich mit eGecko abgedeckt. „Zudem begeistert uns die generelle Anwenderfreundlichkeit des Systems mit seiner schönen Benutzeroberfläche, was übrigens in hohem Maße zu unserer Entscheidung für eGecko beigetragen hat“, konstatiert Wolfgang Riedmair.

Umfangreiche Funktionen erleichtern Arbeitsalltag

Besondere Erleichterung im täglichen Arbeitseinsatz bringt die vollintegrierte Eingangsrechnungsverarbeitung, womit die täglich anfallende Flut an Rechnungen und Gutschriften schnell und effizient abgewickelt werden kann – ob OCR-Verarbeitung von Papierbelegen oder Einlesen von Rechnungen per E-Mail.

Rechtskonforme Digitalisierung & Archivierung

Jetzt ist eine frühzeitige Digitalisierung von Eingangsrechnungen ebenso gewährleistet wie die gleichzeitig GoBD-konforme Ablage dieser Dokumente im eGecko Archiv – jeweils verknüpft mit der automatischen Buchung im Rechnungseingangsbuch. Auch die digitalen Freigabeprozesse mit integriertem Workflow, inklusive GoBD-konformer Protokollierung, möchte Wolfgang Riedmair nicht mehr missen. „Durch die beliebig betragsabhängigen Prüf- und Freigabestrategien können wir wesentlich flexibler und effektiver arbeiten.“

Kontrollsystem sichert Transparenz

Bewährt hat sich auch der Einsatz des internen Kontrollsystems IKS – praktisch zeitgleich mit den im Januar 2015 in Kraft getretenen GoBD-Richtlinien des Bundesministeriums für Finanzen war bei LOWA die entsprechende Kontrolldokumentation bereits in trockenen Tüchern: Von Anfang wurden mit „eGecko IKS“ alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge vollständig, systematisch und rechnerisch korrekt erfasst. Somit ist im Unternehmen nicht nur eine erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege sichergestellt, auch die Protokollierung von Zugriffs- und Zugangskontrollen wird – stets unter Berücksichtigung von Plausibilitätsprüfungen – gewährleistet

System verschlankt die täglichen Kernaufgaben

Für LOWA sind die zeit- und kostensparenden Effekte bei den betriebswirtschaftlichen Abläufen inzwischen nicht mehr wegzudenken. „Sei es nun die Möglichkeit einer EDI-Import Zahlungsavise oder die integrierte MT940-Schnittstelle, über die sich Bankauszüge automatisch verbuchen lassen“, bringt Wolfgang Riedmair seine Zufriedenheit mit eGecko auf den Punkt