Verlässliche Zahlen statt Rückfragen und Papier

Der Lösungsweg in 3 Schritten

„Alles war auf reinen Papierausdruck ausgelegt“

Die ganzheitliche Abdeckung komplexer Anforderungen, eine hohe Schnittstellenkompatibilität und die unkomplizierte Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse sowie deren zeit- und kostensparenden Effekte waren ausschlaggebende Argumente für die CSS-Software.

Die Anforderungen des Anwenders

Hohes Verantwortungsbewusstsein zählt bei der Arbeiterwohlfahrt seit jeher zu den Grundprinzipien der täglichen Arbeit – sei es das Engagement in Kindertagesstätten, in der Kinder- und Jugendhilfe, in Einrichtungen für Seniorinnen und Senioren, in der Mobilen Pflege und Betreuung oder in der Wohnungslosenhilfe. Dies gilt auch bei Wahl und Einsatz professioneller Unternehmenssoftware, mit der alle betriebswirtschaftlich relevanten Daten für das umfangreiche Leistungsspektrum an sozialen Dienstleistungen in den 75 Einrichtungen der AWO verlässlich zur Verfügung stehen müssen.

Probleme mit alter Softwarelösung

Im Jahr 2015 entschied sich die AWO Karlsruhe, die bislang eingesetzte Softwarelösung durch eine leistungsstärkere zu ersetzen, da sie seitens des Anbieters nicht mehr weiterentwickelt wurde; Updates erfolgten nur noch aufgrund von gesetzlichen Anforderungen. Zudem sollten die Schnittstellenprobleme zum Vorsystem dadurch behoben werden. „Besonders umständlich“, erinnert sich Irene Mass, Sachgebietsleiterin Rechnungswesen bei der AWO, „empfanden wir das Handling von Excel- und PDF-Dateien. Der Export funktionierte kaum; alles war auf reinen Papierausdruck ausgelegt.“

Ganzheitliche Softwarelösung im Visier

Die neue kaufmännische Software sollte nicht nur alle betriebswirtschaftlichen und individuellen Anforderungen der AWO ganzheitlich abdecken, sondern auch zuverlässige Schnittstellen zu anderen Systemen aufweisen. Zudem waren individuelle Anpassungsmöglichkeiten gewünscht, beispielsweise zur Abbildung der Sonderposten aus Investitionszuschüssen oder des Mahnwesens.

Die Recherche nach einer allumfassenden Lösung startete die AWO Karlsruhe mit einer gezielten Selektion der Anbieter, die individuelle Lösungen für soziale Dienstleistungen anboten: Die komplexen Anforderungen an die neue Softwarelösung wurden in einem Pflichtenheft definiert und es folgte ein intensiver Austausch mit anderen AWOs und Unternehmen im sozialen Bereich über vorhandene Referenzen und Erfahrungen.

eGecko überzeugt auf ganzer Linie

Nach gründlicher Evaluierung verschiedener Anbieter fiel die Entscheidung Ende 2016 auf die CSS AG mit ihrem betriebswirtschaftlichen Gesamtsystem eGecko. „Die CSS-Software hat unsere Anforderungen am besten erfüllt und die Kompetenz der handelnden Personen bei CSS war überzeugend“, konstatiert Stephen Schubach, Prokurist und Leiter Geschäftsbereich Finanzen.

Integration der neuen Software

Die konkreten Ansprüche der AWO an die neue Software wurden in der Installationsphase problemlos umgesetzt, etwa die Implementierung adäquater Schnittstellen in die bestehende Software-Infrastruktur. Die Anbindung an vorhandene Programme aus dem Pflegebereich ging ebenso reibungslos vonstatten wie die Übernahme sämtlicher Stammdaten.

Wer profitiert von eGecko?

Seit Januar 2018 sind nun die eGecko-Module für Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kasse, Kostenrechnung und Controlling sowie das Vertrags- und Forderungsmanagement auf insgesamt 85 Arbeitsplätzen bei der AWO Karlsruhe im Einsatz. Dabei arbeiten 15 Mitarbeiter aktiv mit den Programmen, 20 Anwender beziehen über das System in Echtzeit alle aktuell benötigten Daten für ihre täglichen Arbeitsabläufe und 50 User nutzen das System bei Kassensitzungen.

Übersichtliche Datenevidenz

Die vielen Vorteile und Erleichterungen möchten die Mitarbeiter mittlerweile nicht mehr missen, so etwa die enorme Zeitersparnis durch das anwendungsübergreifende Navigieren bis zum Urbeleg mittels Drill-Down-Technologie: Geschäftsbereichsleitungen können direkt auf die Kostenstelle zugreifen und sehen dabei nicht nur ihren relevanten Part, sondern auch den entsprechenden Beleg dazu.

Weitreichende Effekte – eGecko macht digitalen Wandel spürbar

Von den Neuerungen profitieren auch die vielen Einrichtungen der AWO: Wurden beispielsweise Daten zur Kosten- und Erlösrechnung zuvor noch monatlich per Papier an die einzelnen Einrichtungsleitungen gesendet und Rückfragen telefonisch mit dem Controlling geklärt, können die Geschäftsleitung und Außenstellen heute täglich auf aktuelle Zahlen zugreifen und bis auf Belegebene bzw. eingescannte Belege navigieren.

Durchgängiges Konzept zeigt Tiefenwirkung

„Früher bekamen sie einen Papierausdruck und mussten sich die Belege dazu raussuchen lassen, um sie zu prüfen“, erläutert Stephen Schubach. „Das war sehr viel Papierverbrauch und sehr zeitaufwändig.“

Komfortabel ist auch die Arbeit mit Funktionalitäten, die es in der vorher eingesetzten Softwarelösung nicht gab: So unterstützt eGecko beispielsweise mit dem SWIFT-Standard MT940 die Verarbeitung elektronisch übermittelter Bankauszüge, wodurch heute ein hoher Anteil der Zahlungen aus Dutzenden von AWO-Einrichtungen auf effiziente und digitale Weise verarbeitet werden. Die eingelesenen Kontoauszüge werden nach frei definierbaren Kontierregeln gescannt und die Belege automatisch verbucht. Damit gehört die Flut an manuellen Buchungen von ausgedruckten Kontoauszügen bei der AWO endgültig der Vergangenheit an.

Neugewonnene Flexibilität erhöht Bedienfreundlichkeit

Auch in punkto Flexibilität gab es weitreichende Neuerungen, angefangen bei der übersichtlichen Verwaltung der Dauerbuchungsbelege über die individuelle Anpassung von Kontenblättern bis hin zur Möglichkeit von parallelen Läufen bei den Zahlungs- und Abbuchungsprozessen. Weitere Verbesserungen resultieren aus dem flexiblen Mahnwesen von eGecko. Dies bietet der AWO umfassende Auskunftsmöglichkeiten über den Status ihrer Klienten. Beispielsweise können verschiedene Zahler pro Debitor gesammelt, abgerechnet und in das Mahnwesen integriert werden; auch die Auswertung anhand von Dimensionen ist möglich.

Langfristige Zufriedenheit bei AWO

Die Entscheidung für eGecko hat die AWO noch an keinem Tag bereut: „Wir sind mit der Software sehr zufrieden“, ziehen Irene Mass und Stephen Schubach ein Resümee. „Jetzt ist alles wesentlich flexibler und geschieht papierlos durch den digitalen Prozess.“