Digitale Buchhaltung: Automatisiert, effizient und rechtssicher

Digitale Buchhaltung: Was ist das genau?

Eine digitale, manchmal auch elektronische Buch­haltung genannt, bildet alle Geschäfts­vorfälle eines Unternehmens ordnungsgemäß digital ab, also weitest­gehend papierlos:

• Eingehende Rechnungen und sämtliche für das Rechnungs­wesen relevanten Unterlagen, die noch in Papier­form vorliegen, werden entsprechend den Vorgaben des Finanzamts digitalisiert und archiviert.
• Ausgangs­rechnungen werden elektronisch erstellt und auf den Weg gebracht.
• Sämtliche Buch­haltungs­prozesse übernimmt eine geeignete Software – und zwar automatisiert.

Selbstredend ändert sich nichts an der eigentlichen Auf­gaben­stellung, Buchhalter befassen sich nach wie vor mit dem Prüfen, dem Kontieren und Buchen laufender Geschäfts­vorfälle und bearbeiten Trans­aktionen. Darüber hinaus sind in der Regel Lohn­abrechnungen durchzuführen und Steuer­erklärungen zu erstellen. Allerdings gibt es einen gravie­renden Unterschied: Die digitale Buch­haltung erlaubt den unkom­plizierten Zugriff auf die relevanten Unterlagen – und das von überall und jederzeit.

Das Suchen und Wälzen von Ordnern hat somit ein Ende, wenn die Grundsätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Auf­zeich­nungen und Unterlagen in elektro­nischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD) mit der Um­stel­lung in eine digitale Buch­führung umfassend einge­halten werden.

GoBD – bedarfsgerechte Weiterentwicklung der GoB

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Buch­haltung und Archivierung der Belege wurden die bis dato geltenden Grund­sätze ordnungs­mäßiger Buch­haltung (GoB) überholt und deswegen überarbeitet. Worum handelt es sich genau? Die GoB sind teilweise ungeschriebene und teilweise schriftlich fixierte Regeln, die bei der Buch­haltung und Bilan­zierung zu beachten sind. Sie resultieren aus der Praxis, der Recht­sprechung, der Wissen­schaft sowie aus Empfehlungen der Wirtschafts­verbände. Das Ziel: Unter­nehmer und Gläubiger sollen mit Hilfe dieser Vorschriften geschützt werden – und zwar vor unkorrekten Informationen und Daten, die zu Verlusten führen können.

Deswegen gelten die GoB und die weiter­entwickelten GoBD für alle Steuer­pflichtigen – angefangen bei Unter­nehmen und Kaufleuten über Klein­unternehmer bis hin zu Frei­beruflern und Selbst­ständigen, auch wenn diese gar nicht zur Buch­führung verpflichtet sind. Steuerrelevante Unterlagen fallen letztendlich in allen Unter­nehmungen an, wobei sich die Vorschriften nicht nur auf Bücher und Jahres­abschlüsse beziehen, sondern auch auf Handels- und Geschäfts­briefe. Allerdings werden regelmäßig Anpassungen fällig, die der technologischen Entwicklung geschuldet sind. So gilt beispielsweise seit 2022, dass

• Dokumente auch mobil gescannt werden dürfen,
• dieses Scannen auch außerhalb des Landes ausgeführt werden darf,
• per Mail empfangene Dokumente auch in andere Formate konvertiert und archiviert werden dürfen,
• auch in der ausländischen Cloud gespeicherte Dokumente unter die GoBD fallen und
• Änderungen in der Verfahrens­dokumentation historisch nachvollziehbar festgehalten werden müssen.

Wird die elektronische Buch­haltung von vornherein auf die GoBD ausgerichtet, dann eröffnen sich enorme Einspar­potenziale – und zwar sowohl in Bezug auf die zeitlichen als auch finanziellen Aufwände.

Vielfältige Vorteile der elektronischen Buchhaltung: Erleichterung bei den Alltagsarbeiten

Die digitale Buch­haltung wirkt sich in verschiedener Hinsicht positiv aus, hier einige der wichtigsten Effekte:

• einfachere Team­arbeit
• unkomplizierter Zugriff für Steuer­berater und andere Berater
• Automatisierung wieder­kehrender Aufgaben
• langfristige Kosten­senkung
• Platz- und Papier­ersparnis
• Daten- und Rechts­sicherheit dank geeigneter Software­lösungen
• einfache Nutzung der e-Bilanz

Nicht zu unterschätzen ist die Frage der Wettbewerbs­fähigkeit: Nutzt ein Geschäfts­partner zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI) und beabsichtigt die digitale Kommunikation über die jeweiligen Anwendungs­systeme, geraten Unternehmen mit einer herkömmlichen Buch­haltung deutlich ins Hinter­treffen.

Umstellung auf digitale Buchführung – das ist zu beachten

Der anfängliche Aufwand ist nicht zu unterschätzen, denn die Um­stellung bedeutet im Klar­text, dass alle manuellen Vorgänge im Rechnungs­wesen und in der Buch­haltung aufgegriffen werden müssen: Belege sind einzu­scannen, damit sie nicht mehr in Ordnern aufbewahrt werden müssen – dazu ist ein Archi­vierungs­system sinnvoll zu strukturieren. Da immer mehr Rechnungen und Belege digital versendet werden, verringert sich das zu scannende Aufkommen sukzessive. In der Folge müssen Unter­nehmen keine Pendel­ordner mehr nutzen, wenn sie ihrem Steuer­berater die relevanten Unterlagen zukommen lassen wollen: Das funktioniert digital, beispielsweise mit Programmen wie eGECKO. Es reicht dann aus, die Daten hochzuladen, sodass der Steuer­berater darauf zugreifen und seine Bearbeitung starten kann. Die fertigen Aus­wertungen, Lohn­abrechnungen, Abschlüsse oder Steuer­erklärungen lädt der Steuer­berater wiederum einfach hoch. Das Unternehmen kann diese sowohl online einsehen als auch als PDF downloaden.

Darüber hinaus lassen sich Rechnungen elektronisch schreiben und bezahlen, wenn in der notwendigen Buch­haltungs­software alle notwendigen Daten zu Lieferanten und Kunden gespeichert wurden. Offene Forderungen werden ebenso angezeigt wie aus­stehende Rechnungen, sodass das Unter­nehmen jederzeit einen Überblick zur finanziellen Situation und zum aktuellen Handlungs­bedarf erhält. Weitere Bereiche, die sich in die digitale Buch­haltung einbinden lassen, sind zum Beispiel das Kassen­buch, aber auch die Lohn­abrechnung und das Führen der Personal­akten. Doch die Grundlage für ein derart effizientes Arbeiten wird bereits bei der Umstellung auf eine elektronische Buch­haltung geschaffen – hier die wichtigsten Punkte, auf die Unternehmen achten sollten:

1. Zeit­planung für die Umstellung großzügig gestalten
2. Vorgaben in Bezug auf GoBD, Steuern und Software definieren
3. Personal umfassend schulen
4. Verfahrens­dokumentation erstellen
5. passende Buchhaltungs­software auswählen
6. System­wechsel terminieren
7. Steuer­berater in Prozess einbinden

Stichwort Verfahrensdokumentation: Was ist darunter zu verstehen?

Diesem Punkt sollten Unter­nehmen ausreichend Aufmerksamkeit und Zeit widmen: Die Verfahrens­dokumentation wird nicht umsonst vom Gesetz­geber verbindlich vorschrieben. Es geht vielmehr darum, sämtliche Prozesse in der Buch­haltung nachvollziehbar zu dokumentieren – angefangen beim Eingang eines Beleges über das Einscannen und Verarbeiten bis hin zur Archivierung. Darüber hinaus sind alle dabei eingesetzten Programme zur Daten­erarbeitung aufzuführen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Digitalisierung der Belege und Prozesse vollständig, ordnungsgemäß und vor allem unveränderlich erfolgt.

Dreh- und Angelpunkt der sicheren Umstellung auf eine digitale Buch­haltung ist die Buchhaltungs­software, die in der Regel auch ein Archivierungs­system beinhaltet.

Das sollte eine Buchhaltungssoftware können

Eine solche Software ist ausgesprochen komplex, was den Auswahl­prozess umso wichtiger macht. Eine grundlegende Voraussetzung ist die GoBD-Zertifizierung, damit die Buchhaltungs­software überhaupt für eine Umstellung auf die digitale Buch­haltung geeignet ist. Darüber hinaus sollte der abgebildete Funktionsumfang für das jeweilige Unter­nehmen ausreichend sein – bis hin zum inkludierten Archivierungs­system. Andererseits spielt die Frage der Sicherheit eine wesentliche Rolle, denn schließlich sollen sensible Daten verarbeitet, abgelegt und verwaltet werden. Sinnvoll ist es, wenn ein solches Programm die E-Rechnung und natürlich auch die E-Bilanz unterstützt – nur so können die Abläufe in der Buch­haltung und im Rechnungs­wesen wirklich optimiert werden. Auf eine Besonderheit sollte die öffentliche Verwaltung, die auf die digitale Buch­haltung umstellen will, achten: Hier werden die Standards XRechnung und ZUGFeRD benötigt – eine Software muss diese also abbilden. Nicht zuletzt ist die Kosten­frage zu untersuchen: Unter­nehmen sind gut beraten, wenn sie nicht nur die Anschaffungs­kosten im Blick behalten, sondern auch die Jahres- und Folge­kosten.

Fazit

Digitale Buchhaltung als Wettbewerbsvorteil verstehen

Unter dem Strich lässt sich festhalten, dass eine digitale Buch­haltung nicht nur für Erleichterung bei den alltäglichen Aufgaben sorgt, sondern die Effizienz sämtlicher Abläufe deutlich erhöht – und damit auf Dauer die Kosten reduziert. Darüber hinaus profitieren sowohl das Unter­nehmen selbst als auch der Steuer­berater und/oder Wirtschafts­prüfer, wenn einerseits sämtliche Belege, andererseits auch wichtige Auswertungen und Statistiken jederzeit verfügbar sind. Nicht zu unterschätzen sind weiterhin die unkomplizierte Daten­übermittlung, die rechtssichere Daten­archivierung und sinnvolle Features wie die E-Rechnung und die E-Bilanz, die weitere Meilen­steine im Digitalisierungs­prozess darstellen. Vor allem aber kann die digitale Buch­haltung individuell auf die konkreten Anforderungen eines Unter­nehmens zugeschnitten werden – und das erleichtert wiederum die Umstellung.

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