Was ist ein Dashboard für Finanzkennzahlen?

Ein Dashboard für Finanzkennzahlen bündelt die steuerungsrelevanten Zahlen eines Unternehmens auf einer Ansicht und aktualisiert sie automatisch aus den angebundenen Systemen. Es zeigt Liquidität, Ertrag, Working Capital und Forecast so, dass ein Empfänger den Status in wenigen Sekunden erfasst. Anders als ein statischer Monatsbericht beantwortet es eine Steuerungsfrage, nicht alle.

Was macht ein gutes Dashboard aus?

Ein gutes Dashboard beantwortet exakt eine Steuerungsfrage. Die meisten Kennzahlen-Cockpits scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand vorher entschieden hat, welche Frage das Dashboard beantworten soll. Dann landen dreißig Kacheln auf einem Bildschirm, und in der Sitzung fragt der Beirat nach genau der Zahl, die niemand erklären kann.

Welchen Mehrwert bietet ein Dashboard für Finanzkennzahlen?

Ein gutes Finanz-Dashboard erfüllt drei Aufgaben. Es zeigt jeden Wert gegen eine Erwartung, also gegen Plan, Vorjahr oder Zielkorridor. Es macht Abweichungen sichtbar, bevor jemand danach fragt. Und es führt von der Abweichung zur Ursache, über einen Drill-down oder einen Verweis auf die Detailauswertung.

Genauso wichtig ist, was ein Dashboard nicht leistet. Es ersetzt weder den Abschluss noch den Lagebericht. Es liefert keine Begründung, sondern einen Anlass, nach der Begründung zu fragen. Und es entlastet Sie nicht davon, jede Kennzahl einmal sauber zu definieren. Ein Wert, den zwei Abteilungen unterschiedlich berechnen, richtet auf einem gemeinsamen Bildschirm mehr Schaden an als in zwei getrennten Tabellen.

Wie unterscheiden sich Dashboard, Cockpit und Scorecard?

Im Mittelstand nutzen viele die drei Begriffe synonym. Dashboard meint die technische Oberfläche. Sie zieht Werte aus Vorsystemen und stellt sie visuell dar.

Ein Cockpit betont den Steuerungsgedanken. Der Begriff stammt aus dem Controlling und beschreibt eine feste Auswahl an Kennzahlen für einen festen Empfängerkreis.

Eine Scorecard kommt aus der Balanced Scorecard und misst Zielerreichung. Sie verbindet Kennzahlen mit strategischen Zielen und gewichtet sie.

Welche Arten von Dashboards gibt es?

Nach Empfänger und Zeithorizont unterscheiden Sie vier Dashboard-Arten: strategisch, taktisch, operativ und analytisch. Jede Art hat eine eigene Taktung und eigene Kennzahlen.

Das strategische Dashboard

Empfänger sind Geschäftsführung, Beirat und Gesellschafter. Es wird monatlich bis quartalsweise aktualisiert und zeigt EBIT-Marge, ROCE, Umsatzwachstum und Zielerreichung.

Das taktische Dashboard

Empfänger sind Bereichs- und Abteilungsleitungen sowie das Controlling. Es wird wöchentlich bis monatlich aktualisiert und zeigt Plan-Ist-Abweichungen, Deckungsbeiträge je Bereich und Kostenstellenentwicklung.

Das operative Dashboard

Empfänger sind Fachbereiche, Teamleitungen sowie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Es wird täglich oder in Echtzeit aktualisiert und zeigt offene Posten, DSO, Zahlungseingänge und Auftragsbestand.

Das analytische Dashboard

Empfänger sind Controlling und Fachanalysten. Beide öffnen es anlassbezogen und arbeiten darin mit Drill-downs, Szenarien, Kohorten und Abweichungsanalysen.

Die meisten Häuser starten mit einem einzigen Dashboard für alle. Das funktioniert selten. Der Beirat braucht fünf Zahlen im Quartal, die Debitorenbuchhaltung fünfzig am Tag.

Operatives vs. strategisches Dashboard

Ein operatives Dashboard beantwortet: Was muss ich heute tun? Es zeigt offene Posten über 60 Tage, fällige Zahlungen, Mahnstufen. Jede Kachel führt zu einer Handlung, und die Handlung liegt in der Hand des Empfängers.

Ein strategisches Dashboard beantwortet: Laufen wir in die richtige Richtung? Es zeigt Margenentwicklung über vier Quartale, Zielerreichung, Investitionsquote.

Was ist ein Enterprise Performance Dashboard?

Ein Enterprise Performance Dashboard überwacht strategische Unternehmensziele zentral. Es führt Kennzahlen aus mehreren Bereichen zusammen, meist aus Finanzen, Vertrieb, Produktion und Personal, und misst sie gegen die Unternehmensplanung.

Ein Finanz-Dashboard zeigt eine sinkende EBIT-Marge. Ein Enterprise Performance Dashboard stellt daneben die gestiegene Personalkostenquote und den gesunkenen Auftragseingang. Der Zusammenhang steht damit auf einem Bildschirm, statt sich über drei Berichte zu verteilen.

Der Preis dafür ist Governance. Sobald mehrere Bereiche auf eine Ansicht liefern, brauchen Sie einheitliche Definitionen, eine gemeinsame Periodenlogik und eine klare Verantwortung je Kennzahl.

Welche Finanzkennzahlen gehören in ein Dashboard?

In das Dashboard gehören die Kennzahlen, auf die der jeweilige Empfänger reagieren kann. Alles andere gehört in den Anhang. Die wichtigsten Kennzahlen können Sie unserem Whitepaper 6 Tipps für steuerungsrelevante Finance- & HR-Dashboards entnehmen.

Wie vermeiden Sie eine Informationsflut in einem Dashboard?

Fokussieren Sie sich auf die relevantesten Kennzahlen für den jeweiligen Empfänger. Sechs bis acht Kacheln auf einer Seite, mehr nicht. Alles Weitere wandert in eine zweite Ebene, erreichbar über Klick oder Reiter.

Der Grund ist nicht Ästhetik, sondern Arbeitsgedächtnis. Ein Leser hält nur wenige Werte gleichzeitig im Kopf und setzt sie zueinander in Beziehung. Ab der zehnten Kachel liest er nur noch der Reihe nach und vergisst die erste, während er die letzte betrachtet.

Wenn Sie mehr zeigen müssen, bauen Sie lieber drei fokussierte Dashboards als eines mit dreißig Kacheln.

Die Grundregel lautet: eine Seite, eine Frage. Wenn Sie die Frage Ihres Dashboards nicht in einem Satz formulieren können, zeigt es zu viel.

Daraus folgen drei Prinzipien:

• Priorisieren statt Vervollständigen. Nehmen Sie in Kauf, dass eine Kennzahl fehlt. Der Leser findet sie im Detailbericht.
• Abweichung vor Absolutwert. Zeigen Sie groß, wie weit ein Wert von der Erwartung abweicht, und klein den Wert selbst.
• Zweite Ebene statt Gedränge. Alles, womit der Leser nach Ursachen sucht, liegt einen Klick tiefer.

Die 2-20-200-Regel für Dashboards

Eine hilfreiche Faustregel beim Dashboard-Design ist die 2-20-200-Regel. Sie beschreibt drei Lesetiefen in Sekunden:

Nach zwei Sekunden soll erkennbar sein, wie die Lage insgesamt ist. Die zentralen KPIs auf einen Blick.

Nach zwanzig Sekunden soll klar sein, wie sich diese Kennzahlen entwickeln, also Trend, Vergleichszeitraum und Ausblick.

Und nach spätestens 200 Sekunden sollen Sie verstanden haben, woraus sich die Zahlen zusammensetzen und warum ein KPI besser oder schlechter läuft als erwartet.

Für den Aufbau bedeutet das eine klare Hierarchie von oben nach unten: große Statuswerte zuerst, darunter Verlauf und Veränderung, ganz unten die Aufschlüsselung nach Segmenten, Kanälen oder Zeiträumen.

Welche Datenquellen nutzt ein gutes Finanz-Dashboard?

Ein Dashboard ist nur so gut wie das schwächste System, aus dem es seine Daten zieht.

Diese Quellen brauchen Sie meistens:

• Finanzbuchhaltung: Sachkonten, Buchungssätze, Kreditoren und Debitoren. Sie liefert Ertrag, offene Posten und die Basis für alle GuV-Kennzahlen. Quelle hierfür ist oftmals eine dedizierte Software für das Rechnungswesen wie eGecko Finance.
• Anlagenbuchhaltung: Abschreibungen, Buchwerte, Investitionen. Ohne sie stimmen EBIT und EBITDA nicht.
• Kostenrechnung: Kostenstellen, Kostenträger, Umlagen. Sie ermöglicht die Sicht je Bereich statt nur je Konto.
• Vorsysteme: ERP oder Warenwirtschaft für Auftragsbestand und Lager, CRM für Pipeline.
• HR: Zeiterfassung und Lohnabrechnung für Personalkennzahlen, zum Beispiel mit einer Lohnabrechnungssoftware wie eGecko Payroll & HR.
• Bankdaten: Kontoumsätze im CAMT-Format für tagesaktuelle Liquidität und Zahlungseingänge.
• Planzahlen: Budget, Forecast, Szenarien. Ohne sie zeigt jede Kachel einen Wert ohne Erwartung. Hier kommt oftmals eine Corporate-Performance-Management-Software wie eGecko CPM zum Einsatz.

Die häufigste Lücke im Mittelstand sind die Planzahlen. Sie liegen in einer Excel-Datei beim Controlling und nicht im System, und deshalb zeigt das Dashboard Ist ohne Soll.

Ohne saubere Stammdaten kippt jede Kennzahl

Ein Dashboard deckt Stammdatenprobleme sofort auf. Doppelte Kreditoren, uneinheitliche Kostenstellen und nachträglich geänderte Kontenzuordnungen fallen in einer Tabelle kaum auf. Auf einer Kachel mit einer einzigen Zahl fallen sie sofort auf, meistens im Meeting.

Klären Sie deshalb vor dem ersten Entwurf vier Punkte:

• Wer pflegt welche Stammdaten und nach welcher Regel?
• Sind Kostenstellen und Kontenrahmen über alle Mandanten hinweg einheitlich?
• Wie behandeln Sie Nachbuchungen, die eine bereits gezeigte Periode verändern?
• Welche Kennzahl gilt im Zweifel als führend, wenn zwei Systeme abweichen?

Wie oft sollte ein Dashboard aktualisiert werden?

Die Taktung richtet sich nach den Daten, die in einem Dashboard verwendet werden. Nicht jede technisch machbare Aktualisierungsrate ist sinnvoll.

• Echtzeit lohnt sich für Zahlungseingänge und Kontostände. Jede Stunde Vorsprung zahlt sich hier aus.
• Täglich passt für offene Posten, Auftragseingang und Kapazitätsauslastung.
• Monatlich genügt für alle Kennzahlen, die auf dem Periodenabschluss aufsetzen: Marge, Kostenquoten, Bilanzkennzahlen.

Eine tagesaktuelle EBIT-Marge klingt attraktiv und führt in die Irre, solange Abgrenzungen und Rückstellungen erst zum Monatsende laufen. Zeigen Sie in diesem Fall lieber den Stand des letzten Abschlusses und schreiben Sie das Datum sichtbar an die Kachel.

Die ersten Schritte zum eigenen Finanz-Dashboard

Wir zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten zu Ihrem ersten eigenen Finanz-Dashboard kommen. In unserem Whitepaper 6 Tipps für  steuerungsrelevante Finance- & HR-Dashboards erläutern wir Ihnen, wie Sie Kennzahlen, Reports und Visualisierungen gezielt für fundierte Entscheidungen nutzen.

Warum Excel-Dashboards ab einer bestimmten Größe kippen

Für den ersten Entwurf taugt Excel hervorragend. Sie skizzieren in zwei Stunden, was in einem BI-Projekt zwei Wochen dauert.

Der Bruch kommt an drei Punkten. Erstens beim Datenvolumen: Sobald Sie Einzelbuchungen statt Salden verarbeiten, wird die Datei träge.

Zweitens bei den Versionen: Bearbeiten drei Personen dieselbe Datei, existieren bald drei Wahrheiten.

Drittens beim Nachvollziehen: Überschreibt jemand eine Formel, merkt es niemand, und der Fehler wandert in die nächste Sitzung.

Faustregel: Solange ein Mensch die Datei pflegt und höchstens fünf Menschen sie lesen, trägt Excel. Darüber kostet die Pflege mehr, als das Ergebnis einbringt.

Warum ein voll integriertes Reporting-Tool für komplexe Organisationen die beste Wahl ist

Bei einem voll integrierten Reporting-Tool entfallen die größten Fehlerquellen: die Schnittstellen.

Denn nicht allein die Datenmenge setzt die Grenze, sondern auch die Zahl der Übergabestellen zwischen Ihren Systemen. Überall dort, wo jemand Zahlen exportiert, umschlüsselt und wieder einliest, entstehen durch Schnittstellen zwei Wahrheiten.

In der Praxis entstehen Probleme bei diesen drei Übergabepunkten:

Mehrere Mandanten oder Gesellschaften

Sobald Sie über Einzelabschlüsse hinaus konsolidiert steuern, brauchen Sie einen einheitlichen Kontenrahmen, abgestimmte Intercompany-Buchungen und eine gemeinsame Währungslogik. Wer das über verknüpfte Dateien löst, prüft nach jeder Strukturänderung von Hand nach, ob die Summen noch stimmen.

Mehrere Vorsysteme mit eigener Stammdatenhoheit

Wenn Warenwirtschaft, CRM und Zeiterfassung ihre eigenen Kunden-, Kostenstellen- oder Projektschlüssel pflegen, weicht dieselbe Kennzahl je nach Quelle ab. Der Streit im Meeting dreht sich dann nicht mehr um die Aussage, sondern um die Zuordnung.

Rückwirkende Buchungen nach dem Berichtsversand

Nachbuchungen, Umgliederungen und Korrekturen verändern eine Periode, die Sie längst gezeigt haben. Ohne versionierte Stände rekonstruiert später niemand mehr, welche Zahl in welcher Sitzung auf dem Bildschirm stand.

Treffen zwei der drei Punkte zu, verschiebt sich die Frage. Sie lautet dann nicht mehr, welches Werkzeug die schönsten Diagramme zeichnet, sondern welches die Zahlen an einer Stelle hält.

Arbeiten Buchhaltung, Kostenrechnung und Reporting auf demselben Datenbestand, sparen Sie sich das Abstimmen zwischen den Systemen. Eine Auswertungsschicht über getrennten Systemen bleibt dagegen so verlässlich wie die Schnittstelle darunter.

Was ein integriertes Reporting-Tool mitbringen sollte

Prüfen Sie Anbieter entlang dieser sechs Fragen:

• Zieht die Lösung Zahlen direkt aus der Buchhaltung, oder braucht sie einen Zwischenschritt?
• Können Sie eigene Kennzahlen definieren, ohne einen Dienstleister zu beauftragen?
• Gibt es ein Rollen- und Rechtekonzept bis auf Kachelebene?
• Kommen Sie per Drill-down bis zum Einzelbeleg?
• Wie binden Sie Planzahlen und Szenarien ein?
• Bleibt jeder gezeigte Wert bis zur Quelle nachvollziehbar, auch nach einem Jahr?

Wie Sie Planung, Konsolidierung und Reporting in einer Lösung verbinden, zeigt die Corporate-Performance-Management-Software eGecko CPM.

Trends: Wohin sich Finanz-Dashboards entwickeln

Vier Entwicklungen verändern derzeit, wie Finanz-Dashboards im Mittelstand aussehen.

Echtzeitdaten statt Monatsrhythmus

Bankdaten im CAMT-Format und angebundene Vorsysteme liefern tagesaktuelle Liquidität. Der Monatsabschluss bleibt der Ankerpunkt, verliert aber sein Monopol auf Steuerungsinformation.

Self-Service für die Fachbereiche 

Bereichsleitungen bauen ihre Sicht selbst und greifen dabei auf freigegebene Kennzahlendefinitionen zu. Das Controlling erstellt dann weniger Berichte und wacht stattdessen über Definitionen und Datenqualität.

KI-gestützte Kommentierung

Systeme erkennen auffällige Abweichungen und formulieren einen Kommentarentwurf samt möglicher Ursache. Bewerten muss das Controlling weiterhin selbst, die Vorarbeit spart es sich.

Forecast direkt im Dashboard

Statt einer separaten Planungsdatei liegt die Hochrechnung neben dem Ist-Wert und rechnet sich mit jeder Buchung fort. Damit blickt das Dashboard nach vorn, statt die letzte Periode zu beschreiben.

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