Lösungsansatz: Integrierte Finanztransformation mit eGecko
Gemeinsam mit der CSS AG entschied sich Cretschmar für eine ganzheitliche Finanztransformation auf Basis von eGecko. Bereits im November 2021 startete das Projekt mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Prozesse und einer Neugestaltung entlang bewährter Best Practices.
Der Fokus lag dabei auf drei zentralen Handlungsfeldern:
1. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung
Ein durchgängiger digitaler Rechnungseingangsprozess als Ersatz für papierbasierte Abläufe: Eingehende Rechnungen sollten automatisch erfasst, geprüft, archiviert und über digitale Freigabeworkflows verarbeitet werden. Gleichzeitig wurde das Banking vollständig automatisiert, sodass Kontoauszüge digital eingelesen, offene Posten automatisch abgeglichen und Buchungen weitgehend ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können.
2. Konsolidierung und Intercompany-Steuerung
Integrierte Steuerung der sieben Gesellschaften aus der Unternehmensgruppe innerhalb einer gemeinsamen Struktur: Intercompany-Geschäftsvorfälle sollten bereits im Tagesgeschäft eindeutig gekennzeichnet und automatisch für Konsolidierungsprozesse vorbereitet werden. Dadurch können Abschlüsse erheblich schneller erstellt und Abstimmungsaufwände reduziert werden.
3. Data-Driven Reporting und Controlling
Alle Finanzdaten auf einer zentralen Datenbasis: Ein konzernweit einheitlicher Kontenplan und standardisierte Auswertungsstrukturen sollten standort- und gesellschaftsübergreifende Analysen in Echtzeit ermöglichen.
Ergebnisse: Weniger Aufwand, mehr Transparenz, bessere Entscheidungen
Die Ergebnisse zeigen deutlich, welchen Mehrwert eine integrierte Finanzplattform für die Unternehmenssteuerung schaffen kann.
- Deutlich höhere Prozesseffizienz: Der Bankbuchungsprozess wurde weitgehend automatisiert. Von jährlich rund 28.000 Bankbuchungen werden heute 95 Prozent automatisch verarbeitet. Dadurch reduzierte sich der Bearbeitungsaufwand von 45 auf lediglich 10 Stunden.
- Schnellerer Rechnungseingang: Rund 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr werden digital verarbeitet. Statt mehrerer Tage zwischen Rechnungseingang und Bearbeitung vergehen heute häufig nur wenige Minuten, bis eine Rechnung im System verfügbar ist.
- Weniger Schnittstellen, höhere Datenqualität: Die Anzahl technischer Schnittstellen konnte von 15 auf 6 reduziert werden. Gleichzeitig profitieren Finance und HR von einer gemeinsamen Datenbasis sowie konsistenten Stammdaten und Berechtigungskonzepten.
- Nachhaltige Digitalisierung: Der Papierverbrauch sank innerhalb von fünf Jahren um 75 Prozent. Von ursprünglich rund 80.000 Blatt Papier jährlich reduzierte sich der Bedarf auf nur noch etwa 20.000 Blatt.
- Steuerungsrelevante Informationen in Echtzeit: Führungskräfte erhalten jederzeit Zugriff auf aktuelle Kennzahlen und können Entwicklungen frühzeitig erkennen.
