Finanztransformation beim Logistiker Cretschmar:

erfolgreich konsolidieren, automatisieren und steuern

Erfahren Sie wie der Logistiker seine Finanzprozesse durch konsequente Digitalisierung transformiert und so Transparenz, Geschwindigkeit und Qualität in Entscheidungen deutlich steigert, mit spürbarem Mehrwert auch für Kunden und Partner.

Auf einen Blick

Unternehmen: L.W. Cretschmar GmbH & Co. KG
Branche: Logistik
Anzahl Mitarbeitende: 400
Standorte: 18 x in Deutschland
Jahresumsatz: 60 Mio. EUR
Warensendungen pro Jahr: 9 Mio.
Anzahl Gesellschaften / Organisationseinheiten: 7 Gesellschaften, 10 OEs

Ausgangslage: Wachstum und Komplexität erfordern neue Strukturen

Cretschmar zählt zu den etablierten Logistikunternehmen Deutschlands und beschäftigt rund 400 Mitarbeitende an 18 Standorten. Das Unternehmen bewegt jährlich rund neun Millionen Warensendungen. Die Unternehmensgruppe umfasst sieben Gesellschaften mit unterschiedlichen organisatorischen Anforderungen.

Mit dem Wachstum der vergangenen Jahre stiegen auch die Anforderungen an Finance, Controlling und Unternehmenssteuerung. Dabei sollten Buchhaltungsprozesse zentralisiert, Standards etabliert und den Automatisierungsgrade kontinuierlich erhöht werden. Unterschiedliche Systeme, zahlreiche Schnittstellen und manuelle Prozesse erschwerten jedoch die bereichsübergreifende Transparenz und führten zu Medienbrüchen.

Herausforderungen: Mehr Transparenz trotz komplexer Unternehmensstruktur

Für die zukünftige Unternehmenssteuerung formulierte Cretschmar klare Anforderungen an die neue Systemlandschaft.

Im Fokus standen:

Zusammenführung von Finanzbuchhaltung und Payroll in einer integrierten Plattform
Reduzierung von Medienbrüchen und Schnittstellen
Einheitliches Rollen- und Berechtigungskonzept
Zentrale Stammdatenverwaltung
Digitaler Rechnungseingangsprozess mit automatisierten Freigaben
Konzernweite Transparenz über Gesellschaften und Standorte hinweg
Nachvollziehbarkeit jeder Kennzahl bis auf den einzelnen Beleg

Unser Ziel war eine gläserne Finanzbuchhaltung, bei der sich jede Zahl im Reporting per Klick bis zur einzelnen Buchung und dem archivierten Beleg nachvollziehen lässt.

Andreas VietenCretschmar | CFO

Mehr als Software: Unsere Expertise für Ihren Alltag in Controlling, Lohnbuchhaltung und Co.

Finanztransformation bei Cretschmar

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Lösungsansatz

Integrierte Finanztransformation mit eGecko

Gemeinsam mit der CSS AG entschied sich Cretschmar für eine ganzheitliche Finanztransformation auf Basis von eGecko. Bereits im November 2021 startete das Projekt mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Prozesse und einer Neugestaltung entlang bewährter Best Practices.

Der Fokus lag dabei auf drei zentralen Handlungsfeldern:

1. Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Ein durchgängiger digitaler Rechnungseingangsprozess als Ersatz für papierbasierte Abläufe: Eingehende Rechnungen sollten automatisch erfasst, geprüft, archiviert und über digitale Freigabeworkflows verarbeitet werden. Gleichzeitig wurde das Banking vollständig automatisiert, sodass Kontoauszüge digital eingelesen, offene Posten automatisch abgeglichen und Buchungen weitgehend ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können.

2. Konsolidierung und Intercompany-Steuerung

Integrierte Steuerung der sieben Gesellschaften aus der Unternehmensgruppe innerhalb einer gemeinsamen Struktur: Intercompany-Geschäftsvorfälle sollten bereits im Tagesgeschäft eindeutig gekennzeichnet und automatisch für Konsolidierungsprozesse vorbereitet werden. Dadurch können Abschlüsse erheblich schneller erstellt und Abstimmungsaufwände reduziert werden.

3. Data-Driven Reporting und Controlling

Alle Finanzdaten auf einer zentralen Datenbasis: Ein konzernweit einheitlicher Kontenplan und standardisierte Auswertungsstrukturen sollten standort- und gesellschaftsübergreifende Analysen in Echtzeit ermöglichen.

Ergebnisse: Weniger Aufwand, mehr Transparenz, bessere Entscheidungen

Die Ergebnisse zeigen deutlich, welchen Mehrwert eine integrierte Finanzplattform für die Unternehmenssteuerung schaffen kann.

Deutlich höhere Prozesseffizienz: Der Bankbuchungsprozess wurde weitgehend automatisiert. Von jährlich rund 28.000 Bankbuchungen werden heute 95 Prozent automatisch verarbeitet. Dadurch reduzierte sich der Bearbeitungsaufwand von 45 auf lediglich 10 Stunden.
Schnellerer Rechnungseingang: Rund 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr werden digital verarbeitet. Statt mehrerer Tage zwischen Rechnungseingang und Bearbeitung vergehen heute häufig nur wenige Minuten, bis eine Rechnung im System verfügbar ist.
Weniger Schnittstellen, höhere Datenqualität: Die Anzahl technischer Schnittstellen konnte von 15 auf 6 reduziert werden. Gleichzeitig profitieren Finance und HR von einer gemeinsamen Datenbasis sowie konsistenten Stammdaten und Berechtigungskonzepten.
Nachhaltige Digitalisierung: Der Papierverbrauch sank innerhalb von fünf Jahren um 75 Prozent. Von ursprünglich rund 80.000 Blatt Papier jährlich reduzierte sich der Bedarf auf nur noch etwa 20.000 Blatt.
Steuerungsrelevante Informationen in Echtzeit: Führungskräfte erhalten jederzeit Zugriff auf aktuelle Kennzahlen und können Entwicklungen frühzeitig erkennen.

Unser Ziel war nie die Digitalisierung um ihrer selbst willen. Unser Ziel war es, aus Daten belastbare Informationen zu machen und diese den richtigen Menschen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen. Genau das verstehen wir heute unter moderner Finanztransformation

Andreas VietenCretschmar | CFO

Erreichte Ergebnisse im Überblick

95 % Automatisierungsgrad bei Bankbuchungen
26.600 von 28.000 Bankbuchungen pro Jahr automatisch verarbeitet
Reduzierung des Bearbeitungsaufwands im Bankbuchungsprozess von 45 auf 10 Stunden
Verringerung der Schnittstellen von 15 auf 6
Reduzierung des Papierverbrauchs um 75 % (von 80.000 auf 20.000 Blatt pro Jahr)
20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr digital verarbeitet
Go-live der Finanzbuchhaltung innerhalb von nur 8 Monaten
Konsolidierte Abschlüsse auf Knopfdruck

Fazit

Mit eGecko hat Cretschmar nicht nur seine ursprünglichen Anforderungen erfüllt, sondern die Grundlage für eine zukunftsfähige Finanzorganisation geschaffen. Durch die Konsolidierung von Finance- und HR-Prozessen, die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben sowie den Aufbau einer einheitlichen Datenbasis verfügt das Unternehmen heute über die Transparenz und Steuerungsfähigkeit, die in einem dynamischen Marktumfeld entscheidend sind.

Rückblickend können wir sagen, dass eGecko unsere ursprünglichen Anforderungen nicht nur erfüllt, sondern in vielen Bereichen sogar übertroffen hat

Andreas VietenCretschmar | CFO

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