eGecko sorgt für automatisierte Arbeitsabläufe

Der Lösungsweg in 3 Schritten

Der Wunsch nach einer modernen Softwarearchitektur

Mitte 2016 stand der Maschinenbauer vor einem Problem. Die Wartungsarbeiten seitens des Lieferanten zur bisher verwendeten Software sollten enden. Ließe man dieses Programmsystem ohne entsprechende Wartungen fortfahren, so wären reibungslose Abwicklungen der betriebswirtschaftlichen Abläufe gefährdet.

Anforderungen auf hohem Niveau

Neben automatisierten Reporterstellungen war eine moderne Softwarearchitektur eine weitere Kernanforderung. Der Software sollte ein gut funktionierendes Datenmodell zugrunde liegen. Zusätzlich wurde eine Individualisierung in der Maskengestaltung und eine höhere Geschwindigkeit bei der Datenverarbeitung gewünscht. Mit automatisierten Prozessen sollten kosten- und zeitsparende Effekte einhergehen.

Problematik der alten Softwarelösung

Die reibungslose Abwicklung der betriebswirtschaftlichen Abläufe war gefährdet, Prozesse und Arbeitsabläufe waren nicht automatisiert und effizient genug. Die kaufmännischen Strukturen wurden den hohen Qualitätsansprüchen nicht mehr gerecht. Es war an der Zeit für eine Software, die all diese Anforderungen vollumfänglich erfüllt und somit langfristig zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Das Streben nach automatisierten Abläufen

Die Alfons Haar Maschinenbau GmbH & Co.KG war auf der Suche nach einer modernen und effizienten Softwarelösung. Mit umfangreichen Funktionen sollte der Arbeitsalltag erleichtert und alle Prozesse der geschäftskritischen Bereiche automatisiert werden.

Um eine allumfassende Lösung zu finden, wurden ausführliche Gespräche mit Berufskollegen und Wirtschaftsprüfern geführt – eine intensive Recherche begann. In die engere Auswahl kamen somit sechs Systeme.

Mit eGecko auf der Überholspur

Nach engerer Betrachtung der sechs potenziellen Anbieter fiel die Wahl letztlich auf die betriebswirtschaftliche Software eGecko der CSS AG. Vor allem „die hohe Variabilität in der Maskengestaltung und der Reports sowie die Geschwindigkeit bei diversen Abfragen waren hier ausschlaggebende Kriterien“, erinnert sich der Leiter der Finanzbuchhaltung.

Implementierung der neuen Software

Nach nur einem halben Jahr ging das System am 1. Dezember 2017 in den Echtzeitbetrieb. Innerhalb dieses halben Jahres fanden vorbereitende Schulungen sowie mehrtägige Einführungsbegleitungen für die Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung sowie für die Personalbuchführung statt. So wurde innerhalb kürzester Zeit dafür gesorgt, dass das System reibungslos in Betrieb genommen werden konnte.

Anwendungsbereiche von eGecko

Seit Dezember 2017 sind nun die eGecko-Module für Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling und das Personalwesen mit ca. zehn Benutzern im Einsatz. Besonders effektiv im täglichen Geschäft ist die Vielzahl an erstellbaren Automatismen und die Benutzerfreundlichkeit der Software, welche die Arbeitsabläufe immens beschleunigen.

Digitalisierung in allen Bereichen – eine spürbare Optimierung

Dank der eGecko Implementierung sind bei der Alfons Haar GmbH & Co. KG arbeitserleichternde und ressourcenschonende Funktionalitäten in allen Bereichen verfügbar. Diese zeit- und kostensparenden Effekte möchte keiner mehr missen.

Automatisierung bringt Effizienzsteigerung

„Insbesondere die Vielzahl an erstellbaren Automatismen nehmen uns im täglichen Geschäft immens viel Arbeit ab“, bringt Michael Wolf seine Zufriedenheit mit eGecko auf den Punkt.

Deutlich wird dies zum Beispiel bei den automatischen Triggern für OP-Überschreitungen, zur Überwachung der Kreditversicherung oder bei der digitalen Umsatzsteueridentitätsnummer. Auch eine automatisierte Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung wird durch eGecko möglich.

Neugewonnene Flexibilität und erhöhte Geschwindigkeit

Immer wieder überzeugt eGecko mit seiner beeindruckenden Geschwindigkeit in allen Anwendungen. Welche enormen Erleichterungen der Einsatz dieser Software im täglichen Arbeitseinsatz bringt, wird beispielsweise im Bereich Forderungsmanagement deutlich. Dieses ist fast vollständig automatisiert. Auch im Bereich Controlling bringt das System einen großen Mehrwert, denn Fehlentwicklungen lassen sich frühzeitig aufdecken und dadurch lassen sich vielfältige Maßnahmen für die Unternehmenssteuerung herleiten.

Große Zufriedenheit und langfristige Zusammenarbeit

Hinzu kommen viele arbeitserleichternde bzw. ressourcenschonende Funktionalitäten, die der kaufmännische Experte Michael Wolf erst mit dem Einsatz von eGecko kennen und schätzen gelernt hat. Das gesamte Mahnwesen konnte fast vollständig automatisiert werden, dadurch kann man nun für jeden Vertriebsbezirk eigene Reports erstellen, welche dann automatisiert per E-Mail verschickt werden.
Der Maschinenbauer ist vollumfänglich zufrieden mit der Performance von eGecko und denkt bereits über die Anschaffung weiterer Module nach.